Checklista problemów firmy kontenerowej: 8 rzeczy, które zjadają Twój dzień
Wtorek, wpół do dziewiątej. Klient pyta, o której przyjedziecie. Kierowca dzwoni, bo nie wie, czy na Polnej ma wymianę, czy odbiór. Ty w tym czasie szukasz w telefonie wiadomości sprzed tygodnia, żeby sprawdzić, jaki tam stoi skip. Żaden z tych problemów nie jest duży. Razem zjadają pół dnia. Przejdź checklistę poniżej i zaznacz, ile punktów brzmi znajomo.
Firmy kontenerowe rzadko przewracają się na jednym wielkim błędzie. Przewracają się na ośmiu drobiazgach, które powtarzają się codziennie: zapomnianym odbiorze, kontenerze, który trzeci tydzień stoi u klienta za darmo, i telefonie, który dzwoni, bo nikt nie wie, gdzie jest kierowca. Poniżej masz te osiem punktów nazwanych po imieniu. Przy każdym opisujemy, jak radzi sobie z nim system.
Zaznacz, co brzmi znajomo
Te osiem zdań najczęściej słyszymy od właścicieli i dyspozytorów firm kontenerowych. Jeśli zaznaczysz choć trzy, reszta artykułu jest dla Ciebie:
- Nie wiem, gdzie stoją wszystkie kontenery.
- Nie wiem, które stoją za długo.
- Kierowcy ciągle dzwonią do biura.
- Zlecenia mam w Excelu, na WhatsAppie albo w notesie.
- Obsługa bazy BDO jest uciążliwa.
- Ręcznie liczę postoje.
- Nie wiem, które trasy są opłacalne.
- Klient pyta „kiedy będziecie?”, a ja dzwonię do kierowcy.
1. Flota: gdzie stoją kontenery i które zalegają
Dwa pierwsze punkty to w praktyce jeden problem. Flota żyje w Twojej głowie, a głowa nie ma filtra „pokaż mi wszystko, co stoi dłużej niż dwa tygodnie”. Dopóki nie masz listy, każdy zalegający kontener jest kosztem, którego nie widzisz, bo nikt w jego sprawie nie dzwoni.
Każdy kontener ma miejsce i status
W zakładce Kontenery masz całą flotę na jednej liście, a w Mapie te same kontenery jako pinezki. Statusy są proste: Na placu, U klienta, W transporcie. Lokalizację zapisuje kierowca przy wstawieniu, więc pinezka pokazuje prawdziwe miejsce, a nie adres z formularza.
System sam mówi Ci, który stoi za długo
Nie musisz tego pilnować. Każdy kontener dostaje status wyliczony z dat: Aktywny, Do odbioru, Po terminie albo Zalega. Próg zalegania ustawiasz w dniach w Ustawieniach. Dla wybranego typu kontenera możesz ustawić osobny próg, bo KP-7 pod gruz i pojemnik na makulaturę nie zalegają w tym samym tempie.
2. Telefon: kierowcy dzwonią do Ciebie, klienci dzwonią do Ciebie
Punkty trzeci i ósmy to też jeden problem: tylko u Ciebie da się sprawdzić, na jakim etapie jest zlecenie. Kierowca dzwoni, bo nie ma planu. Klient dzwoni, bo nie ma informacji. Obaj trafiają na Ciebie, a Ty przekazujesz wiadomości między nimi.
Kierowca ma plan dnia w telefonie
W aplikacji kierowcy są Zadania, Trasa i Mapa: co po kolei, pod jakim adresem i z pinezką do nawigacji. Zadanie zamyka w telefonie (zdjęcie, waga, pobrana gotówka), więc nie musi dzwonić ani po adres, ani żeby zgłosić, że skończył.
Klient dowiaduje się, zanim zdąży zadzwonić
Powiadomienia SMS ustawiasz raz, w szablonach: Przyjęcie zlecenia, Wstawienie, Odbiór i Wymiana. Klient dostaje wiadomość automatycznie na każdym z tych etapów, a Ty przestajesz być centralką między nim a kierowcą.
3. Papier: zlecenia w Excelu i papierologia BDO
Z Excelem, WhatsAppem i notesem da się pracować, tylko że to trzy osobne prawdy, których nikt ze sobą nie uzgadnia. BDO dokłada do tego czwartą: numery, kody odpadów i masy, których na koniec roku szukasz po zleceniach.
Excel wjeżdża do systemu, a nie do kosza
Niczego nie przepisujesz ręcznie. Pobierasz szablon .xlsx, uzupełniasz go w Excelu albo Arkuszach Google i wgrywasz z powrotem. Możesz też po prostu wkleić skopiowane wiersze. Import przyjmuje i klientów, i kontenery, a nierozpoznane typy dopasowujesz w jednym kroku, zamiast poprawiać dane po fakcie.
Kody odpadów masz pod ręką przez cały rok
Numer BDO zapisujesz przy kliencie i widzisz go na wydruku zlecenia. Typy odpadów zakładasz z podpowiedzi z katalogu odpadów, więc kod przypisujesz raz i poprawnie. Pod koniec roku masz zlecenia, kody i masy w jednym miejscu i nie musisz odtwarzać ewidencji z kwitów.
4. Pieniądze: postoje i to, co się naprawdę opłaca
Punkty szósty i siódmy kosztują najwięcej, bo ich nie widać. Postój liczony z pamięci zwykle wychodzi na korzyść klienta. Trasa, która „jakoś się kręci”, potrafi przez pół roku dokładać do interesu. A obie rzeczy da się po prostu zobaczyć.
Postoje liczy cennik, nie Ty
Przy typie kontenera ustawiasz, ile dni jest w cenie i ile kosztuje każdy kolejny. Od tej chwili dopłata za przedłużony najem liczy się sama. Przewidywaną kwotę widzisz już przy wystawianiu zlecenia i nie liczysz dni na kartce po odbiorze.
Kilometry i kwoty w jednym raporcie
Raport finansowy pokazuje każde zlecenie z klientem, datami wstawienia i odbioru, przejechanymi kilometrami oraz kwotami: Kwota, Wpłacono, Pozostało. Na górze są sumy, a całość wyeksportujesz do pliku. Z tego raportu widać, który kierunek i który klient na siebie zarabia.
Ile punktów zaznaczyłeś? Każdy z tych ośmiu problemów da się rozwiązać osobno: kartką, dyscypliną, dodatkowym telefonem. Kłopot w tym, że osiem osobnych sposobów to kolejny powód, żeby coś przeoczyć. Dlatego wszystko jest w jednym miejscu: flota, kierowcy, klienci, odpady i pieniądze w tym samym systemie, z którego korzystasz codziennie.
Jeśli Twój największy problem nie pasuje do żadnego z tych punktów, opisz go nam przez formularz kontaktowy. Odpowiemy konkretnie, czy i jak Odpadomat sobie z nim radzi.
Osiem punktów w jednym systemie
Wiesz, gdzie stoi każdy kontener i który zalega. Kierowca ma plan dnia w telefonie, a klient dostaje SMS zamiast dzwonić. Zlecenia wgrywasz z Excela za jednym razem, kody odpadów są zapisane przy typach odpadów, postoje liczy cennik, a raport pokazuje kilometry obok kwot. Umów bezpłatną prezentację, a pokażemy Ci to na przykładzie Twojej firmy.
Więcej o systemie znajdziesz na stronie oprogramowania dla wynajmu kontenerów.
Umów spotkanie