1. Podział ról w świetle RODO

W ramach funkcjonowania platformy Odpadomat.pl występują dwa odrębne tryby przetwarzania danych osobowych:

  1. Rola Administratora Danych: Odpadomat sp. z o.o. jest Administratorem danych osobowych w odniesieniu do osób odwiedzających stronę internetową, osób korzystających z formularzy kontaktowych oraz przedstawicieli Użytkowników (klientów B2B) rejestrujących konto i opłacających subskrypcję.
  2. Rola Podmiotu Przetwarzającego (Procesora): W odniesieniu do danych wprowadzanych do systemu przez Użytkowników (takich jak dane kierowców, ich lokalizacja GPS, dane klientów końcowych zlecających podstawienie kontenera), Administratorem danych pozostaje dany Użytkownik (klient B2B). Odpadomat sp. z o.o. przetwarza te dane wyłącznie w imieniu i na zlecenie Użytkownika na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA) stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
  3. Rola Administratora danych technicznych: w odniesieniu do automatycznych zgłoszeń o awariach oprogramowania - rodzaju i treści błędu, śladu wykonania programu, modelu urządzenia, wersji systemu i aplikacji, identyfikatora użytkownika oraz zapisu operacji poprzedzających błąd, w tym adresów zapytań sieciowych, które mogą zawierać numery zleceń - Administratorem jest Odpadomat sp. z o.o. Dane te przetwarzamy we własnym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania oprogramowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Aplikacja dla kierowców działa w dwóch postaciach: jako progresywna aplikacja webowa (PWA) otwierana w przeglądarce oraz jako aplikacja mobilna „Odpadomat Kierowca” na system Android. Przetwarzanie danych w tej drugiej opisuje odrębny dokument: polityka prywatności aplikacji kierowcy, i w zakresie tej aplikacji rozstrzygający jest tamten dokument. Do wersji webowej stosuje się niniejszą Politykę.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych w zakresie określonym w pkt 1 ppkt 1) powyżej jest:
Odpadomat sp. z o.o.
z siedzibą pod adresem: ul. Magiczna 16A lok. 58, 03-289 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS,
KRS: 0001253943,
NIP: 5243077933,
REGON: 545252627,
kapitał zakładowy: 5 000,00 zł,
E-mail: piotr@odpadomat.pl

3. Zakres, cele i podstawy prawne przetwarzania danych przez Administratora

Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach:

  • Rejestracja konta i obsługa subskrypcji SaaS: dane rejestracyjne (imię, nazwisko, e-mail, telefon) oraz dane firmy (nazwa, NIP, adres) — przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Rozliczenia finansowe i podatkowe: wystawianie faktur, prowadzenie księgowości — w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Obsługa korespondencji i formularzy kontaktowych: dane kontaktowe przekazane przez formularz lub e-mail — podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu relacji z klientami i udzielaniu odpowiedzi na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Obrona i dochodzenie roszczeń: przetwarzanie w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych — podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw majątkowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Utrzymanie i naprawa oprogramowania: automatyczne zgłoszenia o awariach opisane w pkt 1 ppkt 3) powyżej — podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania oprogramowania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Przetwarzanie w roli Procesora (w tym lokalizacja)

W zakresie danych kierowców i klientów końcowych, które Użytkownik wprowadza do systemu Odpadomat lub które powstają w nim w toku realizacji zleceń, Odpadomat działa jako Procesor na zlecenie Użytkownika. Dotyczy to również danych lokalizacyjnych:

  • System nie monitoruje floty i nie rejestruje tras. Nie prowadzimy ciągłego odczytu położenia pojazdu ani urządzenia kierowcy i nie przechowujemy historii przejazdów.
  • Jedyne dane lokalizacyjne pochodzące z urządzenia kierowcy to współrzędne miejsca ustawienia kontenera, odczytywane jednorazowo w chwili, w której kierowca zapisuje pinezkę w aplikacji dla kierowców. Krok ten jest opcjonalny, a współrzędne trafiają do zlecenia, zadania i kontenera jako dokumentacja wykonania. Szczegóły opisuje polityka prywatności aplikacji kierowcy.
  • Pozostałe współrzędne w systemie (adresy podstawienia i odbioru, lokalizacje kontenerów) pochodzą z danych zlecenia, a nie z urządzenia kierowcy.
  • Podmiotem odpowiedzialnym za poinformowanie kierowców o przetwarzaniu tych danych, uzyskanie wymaganych zgód lub określenie podstawy prawnej (np. stosunek pracy) jest wyłącznie Użytkownik jako Administrator tych danych.

5. Odbiorcy danych i Podprocesorzy (Subprocessors)

W celu prawidłowego świadczenia usług systemowych dane mogą być powierzane lub udostępniane zaufanym podmiotom trzecim. Poniższe zestawienie rozdziela podmioty, które przetwarzają dane na nasze polecenie, od podmiotów, które otrzymują dane i decydują o nich samodzielnie. Wykazem Podprocesorów, o którym mowa w pkt 4 Załącznika nr 1 do Regulaminu, jest pkt 5.1 poniżej i jest on jedynym źródłem tego wykazu.

5.1. Podmioty przetwarzające na nasze polecenie (Podprocesorzy)

  • Supabase Pte. Ltd (region Londyn, Wielka Brytania): utrzymanie bazy danych PostgreSQL, autoryzacja użytkowników, przechowywanie plików oraz kopie zapasowe. Wielka Brytania jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych. Stroną umowy powierzenia jest spółka z siedzibą w Singapurze, a obsługę wsparcia prowadzi, jako dalszy podmiot przetwarzający, jej spółka Supabase, Inc. ze Stanów Zjednoczonych; podstawą przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
  • OVH Sp. z o.o. (siedziba we Wrocławiu, serwery w centrum danych w Warszawie): hosting serwerów aplikacyjnych, API oraz systemu monitorowania awarii.
  • Cloudflare, Inc. (sieć rozproszona / USA): warstwa sieciowa, obsługa domen i ochrona przed atakami; przez tę warstwę przechodzi ruch kierowany do naszych serwerów, w tym adresy IP. Spółka jest certyfikowana w programie Data Privacy Framework objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych.
  • tawk.to Inc. (Stany Zjednoczone): czat wsparcia dostępny w panelu pod przyciskiem „Pomoc”. Uruchamia się dopiero po jego kliknięciu, a wtedy otrzymuje imię, nazwisko i adres e-mail zalogowanej osoby wraz z treścią rozmowy, i zapisuje w przeglądarce własne pliki cookie. Nie otrzymuje danych kierowców ani klientów końcowych. Spółka jest certyfikowana w programie Data Privacy Framework objętym decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych.

5.2. Odbiorcy będący odrębnymi administratorami

Poniższe podmioty otrzymują dane w związku z działaniem platformy, ale przetwarzają je na własnych zasadach i we własnych celach, a nie wyłącznie na nasze polecenie.

  • OpenStreetMap Foundation: zamiana adresu na współrzędne geograficzne i współrzędnych na adres, a także dostarczanie obrazów mapy wyświetlanych w panelu oraz w webowej wersji aplikacji dla kierowców. Zapytania geokodujące wysyła nasz serwer, natomiast obrazy mapy pobiera bezpośrednio przeglądarka osoby korzystającej z panelu albo z tej wersji aplikacji, wraz z jej adresem IP. Fundacja jest zarejestrowana w Wielkiej Brytanii, ale jej serwery geokodowania stoją w Holandii, Irlandii i Stanach Zjednoczonych, a o wyborze serwera decyduje routing usługi. Dla zapytań trafiających na serwer w Stanach Zjednoczonych nie mamy podstawy przekazania poza Europejski Obszar Gospodarczy: nie obejmuje ich decyzja o odpowiednim stopniu ochrony i nie zawarliśmy z Fundacją standardowych klauzul umownych. Pracujemy nad zastąpieniem tej usługi rozwiązaniem dającym taką podstawę; wdrożenie zmiany odnotujemy datą aktualizacji niniejszej Polityki.
  • Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Warszawa): usługi Google Maps Platform, czyli dostarczanie obrazów mapy do aplikacji mobilnej oraz - wyłącznie u Użytkowników, którzy włączyli moduł geokodowania Google - zamiana adresu zlecenia na współrzędne geograficzne. W tym drugim przypadku do Google trafia adres podany w zleceniu. Google wskazuje spółkę z siedzibą w Polsce jako stronę umowy dla klientów rozliczających się w Polsce.
  • Google Ireland Limited (Irlandia) oraz pozostałe spółki Google wskazane w umowie dystrybucyjnej Google Play: dystrybucja aplikacji mobilnej przez Google Play, na zasadach określonych przez Google wobec użytkowników sklepu.
  • mElements S.A. (usługa paynow, Grupa mBank): obsługa płatności bezgotówkowych za subskrypcję. Operator płatności przetwarza dane płatnika jako odrębny administrator, na podstawie własnych obowiązków wynikających z przepisów o usługach płatniczych oraz o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

5.3. Wiadomości SMS

Powiadomienia SMS do klientów końcowych wysyłane są przez bramkę SMS działającą na koncie Użytkownika. Poświadczenia do tego konta Użytkownik wprowadza samodzielnie w ustawieniach swojej firmy i to on zawiera umowę z operatorem bramki; Odpadomat nie jest stroną tej umowy.

Mówimy przy tym wprost o dwóch rzeczach, których zdanie „system jedynie przekazuje wiadomość” nie oddaje. Po pierwsze, obsługiwana jest dziś jedna usługa bramki, wskazana po stronie oprogramowania; Użytkownik konfiguruje własne konto u tego dostawcy, ale nie wybiera dostawcy, a jego zmiana wymagałaby zmiany oprogramowania. Po drugie, żądanie wysyłki przechodzi przez naszą infrastrukturę: przekazujemy do bramki poświadczenia Użytkownika wraz z treścią wiadomości i numerem odbiorcy, a treść wiadomości i numer odbiorcy zapisujemy w naszej bazie jako historię wysyłek.

Kwalifikacja operatora bramki - czy jest Podprocesorem Odpadomatu, czy podmiotem przetwarzającym po stronie Użytkownika - wymaga osobnego rozstrzygnięcia. Do tego czasu nie wymieniamy go w pkt 5.1.

O zamiarze dodania lub zastąpienia Podprocesora wymienionego w pkt 5.1 informujemy Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, zgodnie z pkt 4 Załącznika nr 1 do Regulaminu.

6. Przechowywanie plików i ograniczenie, o którym mówimy wprost

Zdjęcia dokumentujące zlecenia, zdjęcia kontenerów ze spisu z natury, podpisy odręczne składane w panelu oraz pliki konfiguracyjne formularzy klienckich przechowujemy w przestrzeniach plikowych u Podprocesora wskazanego w pkt 5.1. W obecnym stanie technicznym te przestrzenie są publiczne do odczytu: osoba, która zna dokładny adres pliku, otworzy go bez logowania, bo przy odczycie nie są sprawdzane uprawnienia. Adresy plików są długie i praktycznie niemożliwe do odgadnięcia, nie są nigdzie publikowane, nie są indeksowane i nie da się wyświetlić listy plików.

Zapis i usunięcie pliku wymagają zalogowania. W przestrzeni zdjęć i podpisów zleceń uprawnienie do zapisu nie jest jeszcze zawężone do firmy, której dotyczy zlecenie; w pozostałych przestrzeniach jest.

Nie jest to zamierzona cecha usługi. Pracujemy nad zamknięciem odczytu, zastąpieniem publicznych adresów odnośnikami wygasającymi po określonym czasie oraz zawężeniem zapisu. Nie podajemy terminu, dopóki nie jesteśmy pewni, że go dotrzymamy; wdrożenie odnotujemy datą aktualizacji niniejszej Polityki.

7. Okresy przechowywania danych

  • dane konta i dane firmy: przez czas obowiązywania umowy o świadczenie usług, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
  • dokumenty rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
  • korespondencja i zgłoszenia z formularzy kontaktowych: przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
  • automatyczne zgłoszenia o awariach: 90 dni od zarejestrowania zgłoszenia, po czym są usuwane automatycznie;
  • dane przetwarzane w roli Procesora: przez okres wskazany przez Użytkownika jako Administratora; po ustaniu jego umowy z Odpadomatem usuwamy je albo zwracamy, zgodnie z jego wyborem, w terminie 30 dni, zgodnie z pkt 7 Załącznika nr 1 do Regulaminu.

Podanie danych rejestracyjnych i danych firmy jest wymogiem umownym: bez nich nie da się zawrzeć umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną ani wystawić faktury. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, a ich niepodanie oznacza tylko tyle, że nie będziemy mieli jak odpowiedzieć.

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Zakres, w jakim poszczególne prawa przysługują, zależy od podstawy prawnej przetwarzania: prawo do przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a prawo sprzeciwu - danych przetwarzanych w prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym zgłoszeń o awariach opisanych w pkt 1 ppkt 3). Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W zakresie, w jakim Odpadomat działa jako Procesor (pkt 4), żądanie kieruje się do Użytkownika będącego Administratorem tych danych. Wspieramy go w jego realizacji, ale nie rozstrzygamy żądania samodzielnie ani nie usuwamy danych bez jego polecenia.

9. Pliki cookies i dane zapisywane w przeglądarce

Strona internetowa Odpadomat.pl nie korzysta z narzędzi analitycznych ani marketingowych i nie zapisuje w przeglądarce plików cookies.

Panel oraz webowa wersja aplikacji dla kierowców nie utrzymują sesji plikiem cookie: dane zalogowania przechowuje pamięć lokalna przeglądarki, a żądania do naszych serwerów uwierzytelnia token przesyłany w nagłówku. Ta sama pamięć przechowuje ustawienia widoków oraz informacje techniczne potrzebne do aktualizacji aplikacji. Wszystko to jest niezbędne do świadczenia usługi, której żąda zalogowana osoba, więc nie wymaga zgody (art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Wyczyszczenie tych danych w ustawieniach przeglądarki wylogowuje z panelu.

Jedynym wyjątkiem jest czat wsparcia, uruchamiany przyciskiem „Pomoc” w panelu: dopiero jego otwarcie ładuje oprogramowanie dostawcy czatu, które zapisuje w przeglądarce własne pliki cookies. Szczegóły w pkt 5.1.

10. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw RODO, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: piotr@odpadomat.pl