Inwentaryzacja kontenerów to nie księgowy rytuał raz do roku. To jedyny moment, w którym sprawdzasz, czy Twój najdroższy środek trwały naprawdę istnieje tam, gdzie myślisz. Kontener nie zgłasza się sam, nie wysyła faktury i nie dzwoni, że stoi u kogoś za darmo od marca. Poniżej masz proces, który zamyka się w jedno popołudnie na placu i telefon w ręku pracownika.
Skąd się biorą braki w flocie
Kontenery rzadko znikają nagle. Znikają po cichu, jeden po drugim, przez trzy powtarzalne sytuacje. Warto je nazwać, zanim zaczniesz liczyć, bo one mówią Ci, gdzie szukać:
Zlecenie się skończyło, kontener został
Klient zapłacił, zlecenie zamknięte, sprawa z głowy. Tylko że skip nadal stoi za jego płotem, bo nikt nie zlecił odbioru. Po kilku miesiącach nie pamięta o nim ani klient, ani Ty - a on wypadł z rotacji i przestał zarabiać.
Kierowca przewiózł go bezpośrednio
Odbiór na jednej ulicy, podstawienie dwie przecznice dalej - kierowca robi to jednym kursem, bo tak jest mądrzej. Kontener nigdy nie wraca na plac, więc w papierach zostaje pod starym adresem, a fizycznie jest już gdzie indziej.
Kontenery nie mają tożsamości
Dopóki masz „dwanaście sztuk KP-7”, a nie sztuki numer 12, 13 i 14, nie da się zgubić konkretnego kontenera - da się tylko zauważyć, że liczba się nie zgadza. Numeracja to warunek wstępny każdej inwentaryzacji.
Inwentaryzacja krok po kroku
W Odpadomacie inwentaryzacja to osobna zakładka w menu, a nie funkcja schowana w ustawieniach. Proces ma trzy etapy i tylko pierwszy robisz raz - dwa kolejne powtarzasz, kiedy chcesz sprawdzić stan floty.
1. Ponumeruj flotę
W Inwentaryzacji floty klikasz Dodaj egzemplarz i tworzysz ponumerowane sztuki. Numer nadajesz od razu, typ kontenera przypisujesz później - przyciskiem Edytuj typy, kiedy będziesz miał na to głowę. Jeśli listę masz już w arkuszu, wciągasz ją przez Import z pliku.
2. Zrób spis z natury
Spis z natury to ekran zrobiony pod telefon. Pracownik chodzi po placu, wpisuje numer z burty i wskazuje, gdzie kontener naprawdę jest: Na placu, U innego klienta, albo jednym tapem Potwierdź, gdy system już go tam trzyma. Może dorzucić notatkę i zdjęcie, na przykład przy uszkodzeniu.
3. Przeczytaj raport różnic
Przez cały spis widzisz licznik Spisano X / Y. Na koniec dostajesz raport: albo Wszystko się zgadza, albo dwie listy - Nie znaleziono na placu (czyli realne zguby) i sztuki, których nie odhaczono u klientów. To jest ta lista, po której dzwonisz.
Spis nie jest jednorazowym zrywem, który trzeba zrobić za jednym posiedzeniem. Sesja przeżywa zamknięcie przeglądarki i rozładowany telefon, więc pracownik może zacząć rano, pojechać w trasę i dokończyć po południu. Pomyłkę z bieżącej sesji cofasz jednym kliknięciem.
Najlepszy spis to ten, którego nie musisz robić
Powyższe trzy kroki porządkują flotę raz. Żeby nie rozjechała się ponownie za pół roku, ewidencja musi powstawać sama, przy okazji normalnej roboty - a jedyny moment, w którym ktoś stoi przy konkretnym kontenerze i widzi jego numer, to chwila wstawienia. Dlatego numer wpisuje kierowca, nie biuro.
Numer wpada przy wstawieniu i wymianie
Zamykając zadanie w aplikacji, kierowca podaje numer boczny kontenera, który właśnie zostawił. Nie musi go przepisywać - dostaje listę sztuk do wyboru, a ta zlecona przez dyspozytora ma plakietkę zlecony. Jeśli wziął z placu inną, wpisuje jej numer z ręki.
Ale nigdy nie blokuje kierowcy
Pole jest opcjonalne. Gdy kierowca je pominie - bo tabliczka jest zamalowana albo leje deszcz - system pokazuje ostrzeżenie, że kontener zostanie u klienta bez tożsamości, i pozwala jechać dalej. Ewidencja nie może być powodem, dla którego zadanie nie da się zamknąć.
Od tego momentu numer jedzie razem ze zleceniem: widać go na karcie zadania i na trasie kierowcy jako nr 14, a przy odbiorze sztuka sama wraca na plac. Jeśli kierowca poda numer, który system trzymał u innego klienta, kontener zostaje po prostu przeniesiony - bo skoro stoi tutaj, to znaczy, że tam go już nie ma. Spis z natury przestaje wtedy być ratunkiem, a staje się kontrolą raz na jakiś czas.
Co zostaje po spisie
Najważniejsze dzieje się po zamknięciu raportu. Inwentaryzacja przestaje być zdjęciem jednego dnia i staje się stanem, który masz pod ręką: tabela Stan floty wg typu pokazuje dla każdego typu, ile sztuk masz razem, ile stoi na placu, a ile u klientów.
Historia każdej sztuki
Przy każdym egzemplarzu na liście floty jest przycisk Historia. Otwiera kartę tej jednej sztuki: gdzie stoi teraz, u których klientów stała, ile razy rotowała i ile dni przepracowała. Gdy klient twierdzi, że kontener zabraliście w maju, nie dyskutujesz z pamięcią - otwierasz kartę. Więcej o niej w następnej sekcji.
Eksport do arkusza
Całą flotę wyeksportujesz do .xlsx z numerem, typem, statusem, klientem, adresem, datą wstawienia i liczbą dni u klienta. Eksport bierze pod uwagę filtr, który masz ustawiony, więc równie dobrze wyciągniesz samą listę sztuk stojących u jednego klienta.
Kolumna Czas u klienta jest tu najciekawsza. Po pierwszym spisie zwykle okazuje się, że kilka sztuk stoi u kogoś kilkaset dni. Każda z nich to kontener, który nie pracuje - a odzyskanie go jest tańsze i szybsze niż kupno nowego.
Gdzie stoi kontener nr 114 i ile razy rotował
Klient dzwoni: „przyjedźcie po ten kontener, co u nas stoi”. Numer z burty ma, adresu nie pamięta. Wchodzisz w Inwentaryzację floty, wpisujesz numer w pole Szukaj nr i masz wiersz: typ, status, klient i adres, data wstawienia, ile dni tam stoi i numer zlecenia. Obok od razu przyciski Odbierz i Wymiana, więc zadanie dla kierowcy zlecasz bez odkładania słuchawki.
Ta lista mówi, gdzie sztuka jest dzisiaj. Karta egzemplarza mówi, co robiła przez całe swoje życie - i to jest ta wiedza, której zeszyt nigdy nie miał. W tym samym wierszu klikasz Historia. Tak wygląda karta kontenera nr 114, który jeździ od czerwca zeszłego roku:
Na górze jest odpowiedź na pytanie, z którym najczęściej dzwoni klient: gdzie stoi. Status U klienta, typ kontenera i nazwa klienta z adresem, u którego sztuka stoi w tej chwili. Niżej karta rozkłada się na trzy części:
Wskaźniki rotacji
Rotacje to liczba pobytów u klientów, licząc bieżący. Obok Dni u klienta i Dni na placu, z których wynika Wykorzystanie - procent życia kontenera, w którym zarabiał. Dalej średni i najdłuższy pobyt oraz liczba różnych klientów, którzy go mieli.
Oś życia i kalendarz
Oś życia to jedna wstęga od pierwszego dnia do dziś: pomarańczowe odcinki to praca u klienta, zielone to postój na placu, kreskowane to serwis. Pod spodem kalendarz pokazuje ten sam rok dzień po dniu - najeżdżasz na kratkę i widzisz, co kontener robił konkretnego dnia.
Zdarzenia
Lista pobytów od najnowszego: klient, adres, data wstawienia i odbioru, liczba dni. Bieżący pobyt jest przypięty na górze z plakietką nadal u klienta. Skany ze spisu z natury są domyślnie schowane, żeby nie zasłaniały ruchu - jeden klik i wracają.
Teraz przeczytaj te liczby jak właściciel, nie jak magazynier. Kontener nr 114 w piętnaście miesięcy zrobił 14 rotacji u pięciu klientów, ale jego wykorzystanie to 46% - ponad połowę życia przestał na placu. Średni pobyt 15 dni wygląda zdrowo, dopóki nie zobaczysz na osi jednego pobytu na 40 dni. To nie kontener zarabiał wolniej, to jeden klient trzymał go ponad miesiąc. Otwierasz dwie takie karty obok siebie i wiesz, który egzemplarz sprzedać, którego typu dokupić i z którym klientem porozmawiać o limicie postoju.
Gdy pytanie nie dotyczy jednej sztuki, tylko całej floty, obok listy jest jeszcze Historia kontenerów: wszystkie zdarzenia floty, najnowsze na górze, z wyszukiwaniem po numerze, filtrem po typie zdarzenia i przełącznikiem „tylko ze zdjęciem”. To tam sprawdzisz, co kierowcy zaraportowali wczoraj, zanim ktokolwiek zadzwoni.
Policz flotę raz, a potem miej ją policzoną
Inwentaryzacja kontenerów nie wymaga ani plakietek, ani nowego sprzętu, ani wstrzymania firmy na dzień. Numerujesz sztuki, wysyłasz pracownika z telefonem, a na koniec dostajesz listę tego, czego nie ma tam, gdzie miało być. A potem ewidencja utrzymuje się sama, bo numer wpisuje kierowca przy każdym wstawieniu. Zobacz, ile kontenerów odzyskasz po pierwszym spisie - i ile z nich wróci do rotacji jeszcze w tym miesiącu.
Więcej o systemie znajdziesz na stronie oprogramowania dla wynajmu kontenerów.