Inwentaryzacja kontenerów: jak zrobić spis floty i odzyskać zgubione sztuki
Kupiłeś osiemdziesiąt kontenerów i w papierach masz osiemdziesiąt. Wysyłasz człowieka na plac, żeby je policzył, a on wraca i mówi, że trzydziestu brakuje. Nikt ich nie ukradł. Stoją u klientów, o których nikt już nie pamięta, bo zlecenie skończyło się pół roku temu. Tak wygląda flota bez inwentaryzacji: kilkadziesiąt tysięcy złotych leży w cudzym ogrodzie.
Inwentaryzację kontenerów łatwo potraktować jak księgowy rytuał raz do roku. Tymczasem tylko wtedy sprawdzasz, czy Twój najdroższy środek trwały naprawdę stoi tam, gdzie myślisz. Kontener sam się nie zgłosi, nie wyśle faktury i nie zadzwoni, że od marca stoi u kogoś za darmo. Poniżej masz proces, na który wystarczy jedno popołudnie na placu i telefon w ręku pracownika.
Skąd się biorą braki we flocie
Kontenery rzadko znikają nagle. Znikają po cichu, jeden po drugim, w trzech powtarzalnych sytuacjach. Nazwij je, zanim zaczniesz liczyć, bo podpowiadają, gdzie szukać:
Zlecenie się skończyło, kontener został
Klient zapłacił, zlecenie zamknięte, sprawa z głowy. Tylko że skip nadal stoi za jego płotem, bo nikt nie zlecił odbioru. Po kilku miesiącach nie pamięta o nim ani klient, ani Ty. Kontener wypadł z rotacji i przestał zarabiać.
Kierowca przewiózł go bezpośrednio
Odbiór na jednej ulicy, podstawienie dwie przecznice dalej. Kierowca robi to jednym kursem, bo tak jest rozsądniej. Kontener nie wraca na plac, więc w papierach zostaje pod starym adresem, a naprawdę stoi już gdzie indziej.
Kontenery nie mają tożsamości
Dopóki masz „dwanaście sztuk KP-7”, a nie sztuki numer 12, 13 i 14, nie wiesz, który kontener zginął. Widzisz tylko, że liczba się nie zgadza. Bez numeracji nie zrobisz żadnej inwentaryzacji.
Inwentaryzacja krok po kroku
W Odpadomacie inwentaryzacja ma osobną zakładkę w menu, nie jest schowana w ustawieniach. Proces ma trzy etapy. Pierwszy robisz raz, a dwa kolejne powtarzasz, kiedy chcesz sprawdzić stan floty.
1. Ponumeruj flotę
W Inwentaryzacji floty klikasz Dodaj egzemplarz i tworzysz ponumerowane sztuki. Numer nadajesz od razu. Typ kontenera możesz przypisać później przyciskiem Edytuj typy, kiedy znajdziesz na to czas. Jeśli masz już listę w arkuszu, wgrywasz ją przez Import z pliku.
2. Zrób spis z natury
Spis z natury to ekran przygotowany na telefon. Pracownik chodzi po placu, wpisuje numer z burty i zaznacza, gdzie kontener naprawdę jest: Na placu albo U innego klienta. Gdy system ma go już w tym miejscu, wystarczy jedno dotknięcie Potwierdź. Pracownik może też dodać notatkę i zdjęcie, na przykład przy uszkodzeniu.
3. Przeczytaj raport różnic
Przez cały spis widzisz licznik Spisano X / Y. Na koniec dostajesz raport. Albo Wszystko się zgadza, albo widzisz dwie listy: Nie znaleziono na placu (to realne zguby) i sztuki, których nie odhaczono u klientów. Z tą listą siadasz do telefonu.
Spisu nie trzeba robić za jednym posiedzeniem. Sesja przetrwa zamknięcie przeglądarki i rozładowany telefon, więc pracownik może zacząć rano, pojechać w trasę i dokończyć po południu. Pomyłkę z bieżącej sesji cofasz jednym kliknięciem.
Najlepszy spis to ten, którego nie musisz robić
Te trzy kroki porządkują flotę raz. Żeby za pół roku znowu się nie rozjechała, ewidencja musi powstawać sama, przy zwykłej pracy. Jedyny moment, w którym ktoś stoi przy konkretnym kontenerze i widzi jego numer, to wstawienie. Dlatego numer wpisuje kierowca, a nie biuro.
Numer wpada przy wstawieniu i wymianie
Kiedy kierowca zamyka zadanie w aplikacji, podaje numer boczny kontenera, który właśnie zostawił. Nie musi go przepisywać, bo wybiera z listy sztuk. Sztuka zlecona przez dyspozytora ma na niej plakietkę zlecony. Jeśli kierowca wziął z placu inną, wpisuje jej numer ręcznie.
Ale nigdy nie blokuje kierowcy
Pole jest opcjonalne. Kierowca może je pominąć, bo tabliczka jest zamalowana albo leje deszcz. System pokaże wtedy ostrzeżenie, że kontener zostanie u klienta bez tożsamości, i pozwoli jechać dalej. Ewidencja nie może być powodem, przez który zadania nie da się zamknąć.
Od tej chwili numer jedzie razem ze zleceniem. Widać go na karcie zadania i na trasie kierowcy jako nr 14, a przy odbiorze sztuka sama wraca na plac. Jeśli kierowca poda numer, który system miał u innego klienta, kontener zostaje po prostu przeniesiony. Skoro stoi tutaj, to tam go już nie ma. Spis z natury robisz wtedy już tylko dla kontroli, raz na jakiś czas.
Co zostaje po spisie
Po zamknięciu raportu nie zostajesz ze zdjęciem jednego dnia. Masz stan floty stale pod ręką: tabela Stan floty wg typu pokazuje dla każdego typu, ile masz sztuk razem, ile stoi na placu, a ile u klientów.
Historia każdej sztuki
Przy każdym egzemplarzu na liście floty jest przycisk Historia. Otwiera kartę tej jednej sztuki: gdzie stoi teraz, u których klientów stała, ile razy rotowała i ile dni przepracowała. Gdy klient twierdzi, że zabraliście kontener w maju, nie spierasz się na pamięć, tylko otwierasz kartę. Więcej o niej w następnej sekcji.
Eksport do arkusza
Całą flotę wyeksportujesz do pliku .xlsx: numer, typ, status, klient, adres, data wstawienia i liczba dni u klienta. Eksport uwzględnia ustawiony filtr, więc możesz też pobrać samą listę sztuk, które stoją u jednego klienta.
Najciekawsza jest tu kolumna Czas u klienta. Po pierwszym spisie zwykle wychodzi, że kilka sztuk stoi u kogoś od kilkuset dni. Każda z nich to kontener, który nie pracuje. Odzyskać go jest taniej i szybciej, niż kupić nowy.
Gdzie stoi kontener nr 114 i ile razy rotował
Klient dzwoni: „przyjedźcie po ten kontener, co u nas stoi”. Numer z burty zna, adresu nie pamięta. Wchodzisz w Inwentaryzację floty, wpisujesz numer w pole Szukaj nr i widzisz wiersz: typ, status, klient i adres, data wstawienia, od ilu dni tam stoi i numer zlecenia. Obok są przyciski Odbierz i Wymiana, więc zlecasz zadanie kierowcy, nie odkładając słuchawki.
Lista mówi, gdzie sztuka jest dzisiaj. Karta egzemplarza mówi, co robiła przez całe życie, a tej wiedzy zeszyt nigdy nie miał. W tym samym wierszu klikasz Historia. Tak wygląda karta kontenera nr 114, który jeździ od czerwca zeszłego roku:
Na górze jest odpowiedź na pytanie, z którym klient dzwoni najczęściej: gdzie stoi. Widzisz status U klienta, typ kontenera oraz nazwę i adres klienta, u którego sztuka stoi w tej chwili. Niżej karta ma trzy części:
Wskaźniki rotacji
Rotacje to liczba pobytów u klientów, razem z bieżącym. Obok są Dni u klienta i Dni na placu, a Wykorzystanie to procent całego życia kontenera, w którym zarabiał. Dalej widzisz średni i najdłuższy pobyt oraz liczbę różnych klientów, którzy go mieli.
Oś życia i kalendarz
Oś życia to jeden pasek od pierwszego dnia do dziś. Pomarańczowe odcinki to praca u klienta, zielone to postój na placu, a kreskowane to serwis. Pod spodem kalendarz pokazuje wybrany rok dzień po dniu. Najeżdżasz na kratkę i widzisz, co kontener robił danego dnia.
Zdarzenia
Lista pobytów od najnowszego: klient, adres, data wstawienia i odbioru, liczba dni. Bieżący pobyt jest przypięty na górze z plakietką nadal u klienta. Skany ze spisu z natury są domyślnie ukryte, żeby nie zasłaniały ruchów kontenera. Pokażesz je jednym kliknięciem.
Teraz przeczytaj te liczby jak właściciel, a nie jak magazynier. Kontener nr 114 w piętnaście miesięcy zrobił 14 rotacji u pięciu klientów, ale jego wykorzystanie to 46%. Ponad połowę życia przestał na placu. Średni pobyt 15 dni wygląda zdrowo, dopóki nie zobaczysz na osi jednego pobytu na 40 dni. Kontener nie zarabiał wolniej, po prostu jeden klient trzymał go ponad miesiąc. Otwierasz dwie takie karty obok siebie i wiesz, który egzemplarz sprzedać, jakiego typu dokupić i z którym klientem porozmawiać o limicie postoju.
Gdy pytanie dotyczy całej floty, a nie jednej sztuki, obok listy jest jeszcze Historia kontenerów. To wszystkie zdarzenia floty, najnowsze na górze, z wyszukiwaniem po numerze, filtrem po typie zdarzenia i przełącznikiem „tylko ze zdjęciem”. Tam sprawdzisz, co kierowcy zgłosili wczoraj, zanim ktokolwiek zadzwoni.
Policz flotę raz, a potem miej ją policzoną
Inwentaryzacja kontenerów nie wymaga plakietek, nowego sprzętu ani zamykania firmy na dzień. Numerujesz sztuki, wysyłasz pracownika z telefonem i na koniec dostajesz listę tego, czego nie ma tam, gdzie miało być. Potem ewidencja prowadzi się sama, bo numer wpisuje kierowca przy każdym wstawieniu. Zobacz, ile kontenerów odzyskasz po pierwszym spisie i ile z nich wróci do rotacji jeszcze w tym miesiącu.
Więcej o systemie znajdziesz na stronie oprogramowania dla wynajmu kontenerów.
Umów spotkanie