Różnica między aplikacją a systemem nie jest różnicą w liczbie funkcji. Aplikacja obsługuje jeden moment pracy i kończy się tam, gdzie kończy się jej ekran. System prowadzi jedno zdarzenie przez całą firmę: od telefonu klienta, przez zadanie kierowcy, po fakturę i wpis w ewidencji. Ta różnica robi się widoczna dopiero wtedy, gdy ktoś pyta o coś, co przechodzi przez dwa działy naraz.
Czego aplikacja nie zrobi za Ciebie
Aplikacja do zleceń jest lepsza od zeszytu i nikt tego nie kwestionuje. Problem zaczyna się wtedy, gdy zlecenie musi żyć dalej, a ona nie ma go komu przekazać. Trzy sytuacje, w których widać to najszybciej:
To samo wpisujesz kilka razy
Klient, adres, typ kontenera i cena trafiają najpierw do zlecenia, potem do arkusza z flotą, a na koniec ktoś przepisuje je do faktury. Każde przepisanie to okazja do literówki i kwadrans, za który nikt nie płaci.
Każde narzędzie ma własną prawdę
W aplikacji zlecenie jest zamknięte, w arkuszu kontener dalej stoi u klienta, a w programie do faktur tej roboty nie ma wcale. Gdy trzy miejsca mówią co innego, zaczyna decydować pamięć dyspozytora, czyli najsłabsze ogniwo w firmie.
Dane z terenu nie wracają do biura
Kierowca zrobił zdjęcie i wie, gdzie postawił kontener, ale ta wiedza zostaje w jego telefonie i w jego głowie. Po tygodniu, przy reklamacji, nie ma czym jej odtworzyć poza rozmową telefoniczną.
System to jedno zdarzenie zapisane raz
Systemem nazywamy coś, co spełnia jeden warunek: informacja powstaje w jednym miejscu, a potem sama pojawia się wszędzie tam, gdzie jest potrzebna. Nikt jej nie przenosi. Z tego warunku wynikają trzy rzeczy, których pojedyncza aplikacja nie daje:
Zlecenie przechodzi całą drogę
Przyjęcie telefonu, plan dnia, przydział kierowcy, realizacja w terenie i rozliczenie to nie pięć osobnych czynności, tylko pięć etapów tego samego zlecenia. Nie ma momentu, w którym ktoś musi je wprowadzić ponownie.
Majątek ma tożsamość i historię
Kontener przestaje być pozycją „dwanaście sztuk KP-7” i staje się konkretną sztuką z numerem, adresem, datą wstawienia i liczbą rotacji. Dopiero wtedy da się zapytać, czy ten egzemplarz zarabia, i dostać odpowiedź.
Pieniądze wynikają z pracy
Faktura nie jest osobnym zadaniem na koniec miesiąca, tylko konsekwencją zrealizowanych odbiorów. Ta sama zasada działa w drugą stronę: rentowność trasy liczy się z tego, co naprawdę zrobili kierowcy, a nie z tego, co ktoś pamięta.
Jak to wygląda w jeden zwykły wtorek
Teorię widać najlepiej na jednym telefonie od klienta. Dzwoni, że kontener z gruzem jest pełny i prosi o wymianę. W firmie bez systemu ten telefon rodzi kartkę, SMS do kierowcy i wpis do zeszytu, a wieczorem nikt nie jest pewien, czy wymiana się odbyła. W Odpadomacie ten sam telefon uruchamia jedną ścieżkę:
Dyspozytor klika, nie notuje
Zadanie od razu wpada na plan dnia i do konkretnego kierowcy, a klient dostaje SMS z informacją o przyjeździe. Nikt nie musi o nim pamiętać, bo pamiętanie przestało być czyjąkolwiek rolą.
Kierowca zamyka zadanie w telefonie
W aplikacji ma listę zadań na dziś, a zamykając wymianę zostawia zdjęcie, pinezkę GPS i numer kontenera, który właśnie postawił. To samo kliknięcie jest raportem, dowodem i aktualizacją stanu floty.
Biuro widzi to od razu
Kontener zmienia adres na mapie, zlecenie dostaje status zrealizowanego, a odbiór czeka już gotowy do rozliczenia. Gdy klient zadzwoni za miesiąc z pretensją, otwierasz zdjęcie z godziną zamiast dyskutować.
Żaden z tych kroków nie jest sam w sobie imponujący. Imponujące jest to, że między nimi nikt niczego nie przepisuje. Jeden telefon od klienta zostawia po sobie komplet: wykonaną pracę, pozycję do faktury, aktualne miejsce kontenera i dowód na to, co się wydarzyło.
Dlatego od dziś Odpadomat System
Zaczynaliśmy od aplikacji, która miała uporządkować zlecenia, i przez długi czas mówiliśmy o sobie właśnie w ten sposób. Dzisiaj ta nazwa jest już myląca. Panel dyspozytora, aplikacja kierowcy, mapa i inwentaryzacja floty, SMS-y do klientów, fakturowanie i ewidencja odpadów to nie jest zestaw aplikacji obok siebie. To jedno miejsce, w którym te same dane obsługują całą firmę. Nazwa Odpadomat System mówi wprost, czym to jest, zamiast umniejszać to słowem „aplikacja”.
Dla Ciebie nie zmienia się nic. Ten sam adres panelu, ten sam login, te same dane i ta sama cena. Zmienia się nazwa, którą będziesz widzieć na stronie, w materiałach i w rozmowie z nami. Jeśli mówisz o nas „Odpadomat”, mów dalej - wymieniliśmy szyld, nie firmę.
Jest jednak w tej zmianie coś, co warto potraktować jako pytanie do siebie, a nie do nas. Policz narzędzia, w których dzisiaj trzyma się Twoja firma: aplikacja, arkusz z flotą, zeszyt z kasą, program do faktur, skrzynka mailowa z dokumentami. Jeśli wyszło Ci więcej niż jedno, to każde przejście między nimi robi ręcznie człowiek, którego mógłbyś zatrudnić do czegoś, co zarabia.
Nowa nazwa, ta sama robota do odwalenia
Odpadomat System to jedno miejsce na zlecenia, flotę, kierowców, klientów i rozliczenia - bez przepisywania danych między czterema narzędziami. Załóż darmowe konto testowe, wrzuć jednego klienta i jedno zlecenie, i sprawdź na własnej firmie, ile z Twojej codziennej papierologii po prostu znika.
Więcej o systemie znajdziesz na stronie oprogramowania dla firm odpadowych.